Gestire l'ergonomia per la tua squadra quando sono a distanza

Avere un team remoto può porre alcune sfide uniche, specialmente quando si tratta di garantire ad ogni membro del team un ambiente di lavoro sano e sicuro. E un setup work-from-home di successo può far risparmiare denaro per entrambe le parti. Il dipendente non deve spendere soldi per i pendolari e il datore di lavoro non deve spendere per il sovraccarico di un ufficio.

Ma quando un dipendente remoto non è impostato per il successo, questo può avere impatti duraturi sul loro output e sulla loro relazione con il resto del team - per non parlare delle prestazioni complessive dell'azienda nel suo insieme.

Essere in un ufficio rende più facile per un datore di lavoro monitorare quanto sia sano l'ambiente di lavoro. Uno dei componenti più importanti in un ambiente di lavoro salutare è la buona ergonomia.

Definire l'ergonomia

Il termine? Ergonomico? deriva dalle parole greche ergon, che significa lavoro, e nomos, che significa legge naturale. La pratica dell'ergonomia significa progettare e disporre gli strumenti che le persone utilizzano nel modo più sicuro e naturale.

? Inizialmente, l'ergonomia riguardava l'aumento della produzione? dice Ronald W. Porter, PT, CEAS III, direttore di The Back School. ? Stai cercando di migliorare l'adattamento tra il lavoratore e l'attività?

Oggi, dice Porter, la maggior parte delle persone considera l'ergonomia come un meccanismo di prevenzione delle lesioni. Sia gli impiegati in ufficio che quelli remoti che trascorrono ore seduti davanti a un computer sono a rischio di lesioni, come la sindrome del tunnel carpale o il dolore al collo e alla schiena.

Queste lesioni non accadono subito. Si sviluppano nel tempo da una cattiva postura, che mette a dura prova il tuo corpo. Praticare una buona ergonomia e fornire le postazioni di lavoro adeguate riduce notevolmente questi rischi e aumenta la produttività.

Che aspetto ha una buona ergonomia

Secondo l'Amministrazione federale della sicurezza e della salute sul lavoro (OSHA), un datore di lavoro è tenuto a mantenere il luogo di lavoro privo di rischi gravi riconosciuti, compresi i rischi ergonomici. Le loro linee guida per le migliori pratiche variano dall'industria all'industria. Ma per il lavoratore medio della scrivania, una configurazione ergonomica ben organizzata si presenta così:

• Lo schermo del computer è all'altezza degli occhi.
• La tastiera e il mouse si trovano ad un livello inferiore in modo che i polsi siano inclinati verso il basso.
• La sedia può essere regolata per sostenere la schiena quando i piedi sono appoggiati sul pavimento.

I singoli stati hanno le proprie leggi OSHA. Alcuni di questi possono essere più rigorosi delle leggi federali. Trisha Zulic, SHRM-SCP, SPHR, direttore della Society for Human Resource Management (SHRM), Human Resources-Region I, e SHRM Tech Expertise Panel Member, consiglia di aderire a qualsiasi regola (statale o federale) che favorisca maggiormente il dipendente. In California, ad esempio, le regole statali sono più severe delle regole federali OSHA.

In generale, l'OSHA non regola l'ambiente dell'home office. Tuttavia, una richiesta di richiesta di alloggio può essere presentata ai sensi della legge americana con disabilità. Una richiesta di risarcimento può essere presentata attraverso il risarcimento dei lavoratori.

Non è necessario assicurarsi che un operatore remoto abbia una configurazione ergonomica per l'ufficio. Ma è un buon affare. ? Quando si lavora da casa, le persone possono essere molto più produttive o poco produttive? dice Zulic. Le persone che lavorano in remoto richiedono livelli più elevati di indipendenza e disciplina, quindi è meglio impostare loro (e la società) per il successo.

Quindi, come puoi aiutare i tuoi dipendenti a distanza a conoscere e creare uno spazio ergonomico per l'ufficio? Dai un'occhiata a queste strategie seguenti.

1. Offri l'installazione sul posto di lavoro durante l'onboarding

Quando qualcuno viene assunto, o passa a essere un dipendente remoto, rende l'istruzione ergonomica e l'impostazione dell'home office parte del processo di onboarding. Prenditi del tempo per fornire informazioni sulla configurazione della workstation insieme ad altri nuovi corsi di formazione.

"Il giorno migliore per fare educazione ergonomica è il loro primo giorno di lavoro? dice Porter. ? Se li si imposta correttamente inizialmente, i problemi non si svilupperanno più tardi.?

Ciò può accadere come parte di una videochiamata, oppure è possibile avere uno specialista di ergonomia certificato che viene a casa loro e fornire una valutazione con consigli sui mobili.

? È un reinvestimento nel lavoratore se si dispone di uno specialista di ergonomia ,? dice Zulic. Incoraggia i datori di lavoro a prendere in considerazione i risparmi sui costi avendo un team remoto e utilizzare alcuni di questi risparmi per investire nel fornire un ambiente di lavoro domestico sano.

Poiché le persone hanno telai e altezze differenti, è necessario personalizzare l'impostazione ergonomica in base alle esigenze individuali. Anche la vista ha un ruolo. Per questo motivo, Porter consiglia vivamente di utilizzare un professionista qualificato per consigliare i dipendenti remoti.

2. Consultare il provider comp dei lavoratori

? Raccomando che ogni datore di lavoro si sieda e parli con il fornitore dei loro lavoratori? dice Zulic. I fornitori di indennizzo dei lavoratori vogliono evitare le richieste. Ciò significa che incoraggiano i datori di lavoro ad assicurarsi che le persone siano al sicuro nella loro casa.

Alcuni fornitori di comp per lavoratori possono condividere il costo per fornire istruzione e forniture ergonomiche. Potrebbero persino avere il proprio esperto di ergonomia da inviare a casa di un dipendente. Possono anche avere risorse educative che puoi fornire ai tuoi dipendenti senza costi aggiuntivi per l'azienda.

3. Fornire strumenti di autovalutazione

Un modo per aiutare le persone a controllare l'ergonomia del proprio ufficio è offrire strumenti di autovalutazione. Porter dice che ci sono programmi software che fanno una serie di domande e valutano la workstation di una persona con rosso, giallo o verde, a seconda di quanto sia ergonomica l'area. Gli strumenti forniscono anche esempi di buone pratiche ergonomiche.

OSHA fornisce anche un riferimento gratuito per la configurazione dell'ufficio. Ci sono altri strumenti che puoi acquistare online.

4. Pianifica i check-in regolari

La comunicazione è importante, indipendentemente dalla posizione di un dipendente.Esistono numerosi strumenti, come il software per chat e videoconferenze, che consentono ai dipendenti remoti di rimanere connessi.

I dipendenti dovrebbero sentirsi a proprio agio a parlare del proprio ambiente di lavoro, indipendentemente dal fatto che sia remoto o meno. Fai sapere loro che vuoi sapere di eventuali problemi che stanno avendo con il loro spazio di lavoro e l'ergonomia.

"Il lavoro a distanza non deve essere diverso da un team centralizzato come potremmo pensare ,? dice Jane Scudder, una consulente del posto di lavoro con sede a Chicago. Raccomanda check-in regolari durante le riunioni di gruppo per chiedere alle persone come stanno andando. Questo può includere qualsiasi preoccupazione sul loro accordo di home office.

5. Nominare un leader ergo

Se la tua organizzazione non ha i fondi per assumere un consulente ergonomico per avvisare i lavoratori remoti, puoi anche istruire qualcuno all'interno dell'azienda. Un rappresentante delle risorse umane può diventare un buon leader ergo. Possono seguire un corso su come impostare una workstation ergonomica e aiutare gli altri a valutare i propri spazi di lavoro.

Un leader ergo può aiutare a prevenire l'acquisto di prodotti fuorvianti. ? Negli Stati Uniti, la parola "ergonomia" allegata a un prodotto non significa niente? dice Porter. Tutto ciò significa che costa più denaro, quindi potresti comprare una sedia da ufficio ergonomica ed essere molto a disagio.

Il tuo ergo leader assumerà il ruolo di educare i dipendenti sull'ergonomia, aiutandoli a selezionare i prodotti appropriati per soddisfare le loro esigenze. Possono recarsi a casa di un dipendente remoto o fare una consultazione video.

6. Hanno revisioni annuali ergo

I bisogni delle persone possono cambiare, sia a causa dell'età, dei cambiamenti di peso, della gravidanza o di una condizione cronica. È importante rivedere periodicamente la conversazione sull'ergonomia.

? Ergonomia non è un affare one-shot, è una sorta di processo in corso ,? dice Porter. Dato che non vedi i lavoratori remoti ogni giorno, non saprai se i loro bisogni sono cambiati a meno che non li segnalino.

? Le persone non diranno nulla a meno che il datore di lavoro faccia l'offerta? dice Zulic. Puoi farlo come parte di una normale conferenza annuale di gruppo o chiedere ai dipendenti di riutilizzare il programma software di valutazione della workstation per valutare il loro spazio di lavoro.

Fornire soluzioni ergonomiche ai tuoi dipendenti, in remoto o in ufficio, li aiuta a lavorare in modo più confortevole. Questo alla fine permetterà loro di essere più produttivi. Applica i suggerimenti di cui sopra per offrire un ambiente di lavoro più sano, indipendentemente da dove si trovano i tuoi dipendenti.